Privacybeleid

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Square City gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van onze werknemers, kandidaten en klanten. Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken.

Square City is zich bewust van het vertrouwen dat u in ons stelt en de verantwoordelijkheid die wij dragen om uiterst confidentieel met uw gegevens om te gaan in het kader van een tewerkstelling.

Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.

Deze Privacy Policy kan geactualiseerd worden in de tijd, wij verzoeken u dan ook regelmatig deze pagina op regelmatige basis na te kijken.

 

Wie contacteren in geval van vragen? 

Square City, met maatschappelijke zetel te Antwerpen en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0440 891 229, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Square City verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVR/GDPR) vanaf haar inwerkingtreding.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze kandidaten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Foto’s en video’s
  • Payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum, uw telefoonnummer, uw e-mailadres;
  • Uw loon en loonfiches;
  • De naam van een contactpersoon in geval van nood;
  • Evaluatieformulieren

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze klanten, het gaat over volgende persoonsgegevens:

  • Foto’s en video’s en andere beeldmerken
  • Informatie over de contactpersoon zijnde: functie, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
  • Identificatiegegevens van de klant zijnde: maatschappelijke adres, bijhuizen, wettelijke identificatiegegevens, financiële gegevens.
  • Data die ons ter beschikking gesteld wordt via de Kruistpuntbank van Ondernemingen.
  • Evaluatieformulieren over de samenwerking en geplaatste kandidaten.

 

Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

Als kandidaat zijnde gebruiken wij uw gegevens om:

  • Overleggen over de openstaande vacatures die wij bij klanten op dat moment hebben. Om samen met u op zoek te gaan naar een geschikte job.
  • Hierdoor bezorgen wij uw gegevens aan toekomstige werkgevers, met die verstandhouding dat u hiervan op de hoogte en akkoord bent.
  • U te begeleiden en te adviseren in uw sollicatieprocedure met betrekking tot het plannen van interviews, de opvolging hiervan,
  • Wij u actief benaderen over openstaande vacatures, waarvan wij het vermoeden hebben dat deze kunnen aansluiten bij uw profiel.
  • Evaluaties met u te houden omtrent onze diensten, het sollicitatiegesprek en/of uw ervaringen in een nieuwe functie.
  • Uw informatie wordt met klanten gedeeld voor hun loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst in het kader van een tewerkstelling.

Als klant worden uw gegevens gebruikt om:

  • Ervoor te zorgen dat wij u onze dienstverlening kunnen aanbieden kaderend in de instroom en doorstroom van (nieuwe) medewerkers.
  • U advies te geven omtrent onze diensten.
  • Verslagen en activiteitsrapporten te geven omtrent de diensten waarvoor u beroept doet op ons.
  • Evaluaties met u te houden omtrent onze diensten.

 

Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden bewaard voor een periode die noodzakelijk is in het uitvoeren van onze opdracht zoals eerder omschreven na de eerste inschrijving of herinschrijving.   Als kandidaat of als klant bent u iemand die meegroeit in ons aanbod van vacatures en talent.

Van zodra er een periode is van van 5 jaar zonder contact met elkaar is verstreken beschouwen wij dit als een termijn die ons noopt te conculeren dat er geen noodzaak meer is in het uitvoeren van onze opdracht en zullen uw gegevens verwijderd worden.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

 

Wat zijn uw rechten?

Recht op toegang en inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor enige payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geenprofiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

In bepaalde gevallen hebt u het recht u te verzetten tegen deze geautomatiseerde besluitvorming.

Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Laurent Pays via admin@squarecity.eu

Klachten

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

 

Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens:

  1. Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat SD WORX met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;
  2. Uw persoonsgegevens worden bewaard bij onze IT-providers: CATSONE, Apple, Microsoft, Rushfiles, … met als doel het beheer;
  3. Doorgifte aan providers voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques: Monizze

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Uw persoonsgegevens zullen ook worden doorgegeven aan onze klanten ingeval u uw arbeidsprestaties daar zult aanvatten.

Uw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

 

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

  1. Technische maatregelen
  • Gebruik van virusscans, firewalls, …
  • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
  • Geen onbeveiligde harde schijven
  • Versleutelde e-mails
  • Toegangsbeveiliging tot gegevens
  • Encryptie van gegevens
  • Geen onbeveiligde back-ups
  • Werken op beveiligde harde schijven
  1. Organisatorische maatregelen
  • Welbepaalde personen hebben toegang
  • Procedure voor incidentenbeheer
  • Policy voor werknemers & medewerkers
  • Opleiding van werknemers & medewerkers
  • Vertrouwelijkheidsclausules